Combien de temps conserver ses documents comptables ?

En tant qu’indépendant ou dirigeant d’entreprise, il est essentiel de savoir combien de temps vous devez conserver vos documents comptables. Cette obligation légale concerne aussi bien les factures, les journaux, que les pièces justificatives ou les documents fiscaux.

Des délais bien définis par la loi

En Belgique, le Code de la TVA (article 60) et le Code de droit économique imposent des délais de conservation minimaux :

• 7 ans pour la plupart des documents comptables (factures, journaux, bilans, comptes annuels, extraits bancaires, etc.)
• 10 ans pour certaines pièces liées à l’immobilier ou aux documents fiscaux ayant une incidence à long terme
• Pour les documents sociaux (comme les fiches de paie), la durée peut être plus longue : 5 à 10 ans, voire jusqu’à la retraite pour certains justificatifs liés à la sécurité sociale

Ces délais commencent généralement à courir à partir du 1er janvier qui suit la clôture de l’exercice concerné.

Et le papier dans tout ça ?

Pendant longtemps, conserver ses documents voulait dire empiler des classeurs dans une armoire, avec le stress de tout perdre en cas d’incendie, de dégât des eaux ou de simple oubli. Heureusement, les choses évoluent.

Avec l’arrivée de la facture électronique structurée (type UBL/PEPPOL), le comptable peut désormais vous offrir un environnement d’archivage sécurisé, conforme à la législation, accessible depuis votre smartphone ou une interface web.

Pourquoi passer au numérique ?

Certes, une plateforme digitale d’archivage a un coût. Mais il reste très modeste : environ le prix d’un abonnement Spotify, soit une vingtaine d’euros par mois. Et surtout, cette dépense est 100 % professionnelle. Ce tarif dépend du niveau de fonctionnalité offerte par l'application.

Mieux : dans certains cas (notamment si la solution fait partie d’un processus certifié de digitalisation ou s’inscrit dans un projet de facturation électronique), elle peut même être déductible à 120 %, comme le prévoit l’article 69 §1, 2° du Code des impôts sur les revenus (CIR 92) pour les investissements favorisant la digitalisation et la sécurité des données.

Par ailleurs, comparé au temps perdu à classer, imprimer, chercher ou dupliquer, le gain est immédiat.

Et sur le long terme, cette solution s’avère largement plus économique qu’un système papier :

• Moins de fournitures (papier, classeurs, toner)
• Moins de stockage physique (plus de meubles ou de pièces dédiées)
• Moins de risques (pertes, erreurs, litiges)
• Moins de main-d’œuvre administrative

En automatisant l’archivage, vous réduisez drastiquement les coûts cachés. C’est un investissement intelligent, qui apporte confort, sécurité, efficacité… et économies.

Dormez sur vos deux oreilles

En résumé, votre comptable est aujourd’hui en mesure de vous proposer bien plus qu’une comptabilité. Il devient le gardien numérique de vos documents, en garantissant leur accessibilité, leur sécurité et leur conformité légale.